Настройка программ автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции.

Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Современные системы автоматизации документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы дают возможность получать аналитическую информацию, которая используется для принятия важных управленческих решений. Компьютерные технологии становятся удобным инструментом управления и контроля над корпоративной информацией.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится  время на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
• на подготовку и согласование документов уходит много времени.

Установка программы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• автоматизирует управленческие процессы;
• повысит оперативность доступа к информации;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• сократит время, необходимое для согласования документов и принятия решений;
• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации;
• синхронизирует бизнес-процессы и документооборот в филиалах и отделениях организации, в том числе в других городах и странах;
• минимизирует финансовые затраты на документооборот и делопроизводство.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даёт система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь идёт о повышении уровня профессиональной подготовки персонала, росте амбиций сотрудников, развитии культуры использования современных информационных технологий.

Главной задачей при проведении автоматизации документооборота фирмы является выбор того или иного программного обеспечения. Экономический эффект от автоматизации в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Поэтому рекомендуется принять следующие решения:
1. Определить, какие задачи будут возложены на систему автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту.
2. Определив, систему какого класса нужно искать, выбрать программу с необходимым функционалом, которую в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей. Рекомендуется выбирать систему, которая легко настраивается, расширяется и масштабируется (обеспечивает защиту инвестиций), которая удобна в использовании, обладает эргономичным интерфейсом пользователя.
3. Обратиться к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.
4. Проверить систему в действии, установив у себя демо-версию или заказав вариант поставки с оценочными лицензиями.
5. Не обязательно сразу приобретать мощную дорогую программу. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала внедряется простая система, которая в дальнейшем может развиваться за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Иными словами, рекомендуется приобретать то, что подойдет конкретной организации. При возникновении трудностей с определением класса необходимой системы, требуемого функционала, а также в случае невозможности самостоятельного выбора стоит обратиться к специалисту аудиторской фирмы.